Para mejorar la comunicación en equipos de trabajo, en la organización o en el ambiente en que nos desempeñamos, se pueden seguir los siguientes consejos:
- Planificar el proceso de comunicación: Se debe definir qué información se intercambiará, cuándo y dónde se desarrollará el proceso (a través de una reunión, charla, encuentro; presencial, a través de la Web, etc.); quiénes participarán, qué formas de comunicación se utilizarán y cómo se verificará el éxito (medir el resultado) del proceso de comunicación.
- Preparar el ambiente: No es lo mismo desarrollar una conversación en una oficina tranquila y sentado, que en una planta, con ruido y de pie. El ruido y los múltiples elementos distractores (barreras) dificultan el proceso de comunicación. Por ello es importante preparar el ambiente. Deben evitarse también las interrupciones, como por ejemplo, llamadas a celulares.
- Preparar la documentación de soporte: ¿Se hablará en la reunión acerca de un documento?. Puede ser importante distribuirlo antes de la reunión, o asegurarse de que todos lo tengan en su poder. Es recomendable reforzar la comunicación con notas, apuntes, documentos o presentaciones sobre los aspectos a tratar. Dependiendo del tipo de información a transmitir, estas podrán ser un resumen de los puntos principales o documentación que refuerce y amplíe lo tratado.
- Creer en lo que comunicas (ser auténtico): Quien deseé transmitir un mensaje debe estar convencido de su contenido. El mensaje gana credibilidad conjuntamente con la entonación de voz, timbre, entusiasmo al hablar, lenguaje corporal, medios utilizados.
- Conocer la audiencia: ¿Los obligaron a venir? ¿Cada uno decidió venir y tiene sus propias expectativas? Se debe entender cuáles son los intereses, preocupaciones y prioridades de la audiencia para estructurar el mensaje de un modo atractivo y convincente, que llegue a todos.
- Clarificar el propósito de la comunicación. Una vez comenzada la reunión, clarificar el propósito u objetivo permite al receptor del mensaje discriminar la información que es importante retener de aquella que no es relevante. Esto facilita la verificación del éxito del proceso de comunicación.
